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成績照会Q&A

提供データの内容について

Q:電子媒体で提供される成績データのサンプルを入手することは可能でしょうか。

A:電子媒体による成績データのサンプルは、以下のページから入手できます。

また、ファイルレイアウトについては、以下のページでご確認ください。

Q:学部・学科別、出願受付順など、大学が指定する順序でデータをもらうことはできますか。

A:1回の成績照会で受け付けた分は、成績照会フォームの個表を学部別・出願受付順などで作成いただいた場合でも、納品媒体の別に係わらず、全て受験番号順に作成されます。
大学が指定するグループ別(学部別等)にデータを入手したい場合は、そのグループごとに照会を分けていただく必要があります。なお、1件の照会ごとに基本処理費がかかりますのでご了承ください。

納品媒体について

Q:CD-Rの成績データと、あわせて用紙に打ち出した成績一覧の両方をもらうことは可能でしょうか。

A:電子媒体と用紙の両方を提供することはできません。納品媒体は、CD-R、用紙のいずれか一つのみご指定ください。

Q:納品媒体は、実費負担となっていますが、大学で用意したCD-Rを送った方がいいのでしょうか。

A:電子媒体(CD-R)は本機構があらかじめ用意したものを使いますので、お送りいただく必要はありません。納品媒体の費用は、成績データ作成費とあわせて一括請求します。

Q:納品媒体としてCD-Rを希望する場合、大学から成績照会フォームを提出するときも、CD-Rに保存してそれを送らないといけないのでしょうか。

A:ご照会いただく成績照会フォームの提出方法と、本機構から提供する成績データの納品方法は、同じである必要はありませんので、FDに保存したデータでお送りいただくこともできますし、電子メールでの提出でも構いません。

成績照会フォーム(個表)の作成について

Q:成績照会フォーム(個表)の項目は全て必要ですか。受験番号と照会科目だけでもいいですか。また、もし受験番号と他の項目(生年月日等)が一致しなかった場合は、どうなるのでしょうか。

A:受験番号と照会科目だけでも検索はできますが、より正確な検索を行うためにも、可能な限り個表の例に示す項目をご提供ください。
本機構では、大学から照会のあった受験者と、検索した受験者とで間違いがないかチェックを行い、一致しなかった場合、本機構からその旨の照会を行います。

Q:大学では出願者の名前は漢字表記で管理しているのですが、それを記載しても構いませんか。

A:本機構のデータは全てアルファベット表記で管理していますので、本機構においてデータのチェックを行う際、漢字表記の場合、氏名での照合はできませんのでご了承ください。

成績の受け取り方法について

Q:成績一覧をファクシミリや電子メールで受け取ることはできないのでしょうか。

A:ファクシミリや電子メールですと、誤送信という危険性が皆無ではありません。成績は受験者のプライバシーに関わる事項ですので、ファクシミリや電子メールでの提供はお断りしています。

Q:送料負担とありますが、郵送を指定する場合、大学であらかじめ郵便切手を貼った返信用封筒を準備して、それを使って発送してもらうことは可能でしょうか。

A:納品媒体の別、照会人数によって、郵送料が変わりますので切手は送らないでください。本機構が立て替え払いし、成績データ作成費とあわせて一括請求します。

Q:翌日必着での発送をお願いすることはできますか。

A:宅配便(着払い)であれば可能です。ただし配達地域によっては送料が割増になります。
なお、配達地域によっては、翌日指定ができない場合がありますのでご注意ください。
また、郵便局の「翌朝10時指定郵便」サービスについては、本機構の発送処理の都合により利用できませんのでご了承ください。

大学での出願受付に際して

Q:受験票及び成績通知書には、基礎学力(理科・総合科目・数学)を日本語で受験したか英語で受験したかの記載はないのでしょうか。

A:受験した時の出題言語の別については特段の表記はしません。受験番号から確認してください。

Q:大学の出願時に、日本留学試験受験票のコピーの提出を義務づけています。もし留学生が紛失した場合、再発行や出願証明・受験証明等してもらえるのでしょうか。

A:受験者から申請があれば再発行を行います。ただし再発行には2週間程度かかりますのでご承知おきください。
なお、出願証明、受験証明等の発行は行っておりません。

Q:日本留学試験の成績提供には、受験者の写真は含まれますか。

A:含まれます。日本留学試験では、この写真で本人確認(照合)をしています。
選考の際、あるいは入学手続きの際に、必ず大学でも本人と照合いただくようお願いします。

Q:受験票や成績通知書の原本を提出させてしまっても構わないでしょうか。

A:受験票については、大学を複数受験する受験者もいますので、原本を提出させるとなると受験者にとって不都合が生じる恐れがあります。以上のような理由から、写しを提出させるなどして対処してください。
成績通知書の写しを提出させる場合でも、そこに記載されている得点等の信憑性は確実ではありませんので、できるだけ成績通知書の提出は求めないようにお願いします。

全般

Q:成績データの作成に要する日数は4日間となっていますが、この日数を短縮することはできないのでしょうか。

A:成績提供には、受験者の得点に加えて、顔写真や日本語科目の記述試験の答案の写しが含まれますので、データ処理等で一部外注する必要があります。さらに、大学から照会のあった受験者と検索した受験者とで間違いがないかのチェックを欠かすことはできません。本機構でもできるだけ早く処理するように心がけておりますが、以上のことを総合しますと、責任ある対応のためには、やはり4日間程度の時間がかかるということを前提にさせていただく必要があります。

Q:受験者が日本留学試験を複数回受けていた場合、大学としては受験した全ての回の成績を照会したいのですが、何故できないのでしょうか。

A:成績の複数年利用とは、大学が1人の受験者について複数回の成績を照会できるということではありません。1回の入学選考にあたり、1人の受験者については、1回分の照会しかできませんのでご注意ください。
もし、本機構が、ある受験者は2回にわたって受験しているので2回分の成績を提供し、ある受験者は1回しか受験していないので1回分の成績を提供することとした場合、受験者の情報量に差が生じてしまい、受験者に対して、大学は公平な判断をしていないとの誤解を招くことが危惧されるからです。

Q:理科や数学について、大学が指定する科目・コース等を受験しているか、事前に確認することはできますか。

A:質問の事項の確認は、成績の検索を行って始めて判明することになりますので、成績照会と全く同じ取扱いとなります。

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