第二種奨学金(海外)採用候補者のかたへ

第二種奨学金(海外)予約採用を申込み、選考の結果、「奨学生採用候補者(進学後の奨学金の予約ができた人)」となった人は、海外大学・大学院進学後3か月以内に、「進学届(機構所定様式)」等の書類を提出する必要があります。下記1.2.及び3.を参照して、期限内に手続きを行ってください。
また、留学の手続き等のために「奨学生採用候補者証明書」の発行を希望する場合は、下記4.を参照してください。

1.採用候補者のしおり

奨学生採用候補者になった後の手続きについては、「採用候補者のしおり」で確認してください。

  • 「採用候補者のしおり」は採用候補者決定通知とともに、国内の学校(個人申込みの場合は、国内連絡者)宛てに送付しています。

【令和5年度採用候補者用】

  • お使いのパソコンによっては、動作が重くなる恐れがございますのでご注意ください。

2.安全管理について

留学に当たっては、外務省の「海外安全ホームページ」を活用し、留学先国・地域の安全情報を収集してください。

留学先国・地域全土において、外務省の「海外安全ホームページ」の「国・地域別海外安全情報」における「危険レベル」または「感染症危険レベル」がレベル3(渡航中止勧告)以上の場合には、奨学生としての採用は認められません。
なお、オンライン授業をレベル3以上ではない国・地域で受講する場合は、所定の書式及び証明書を提出することにより、採用を認めることがあります。

留学中は、留学先大学が定める安全管理の方針に従うとともに、留学先国・地域又は留学先大学が指定する保険や海外旅行保険へ加入する、留学先国・地域の安全等に関する情報収集を行う等、各自で安全管理及び健康管理に努めてください。

また、旅券法第16条により、外国に住所又は居所を定めて3か月以上滞在する者は、その住所又は居所を管轄する日本の大使館又は総領事館(在外公館)に「在留届」を提出するよう義務付けられていますので、必ず提出してください。

3.進学届の記入(入力)と提出

「進学届」は海外大学・大学院進学後速やかに(入学日から3か月以内に)、必要書類とともに本機構へ提出してください。

  • 「進学届」は、採用候補者決定通知とともに、国内の学校(個人申込みの場合は、国内連絡者)宛てに送付していますが、下記に掲載している進学届を使って、直接ファイルに入力することもできます。また、印刷してから手書きにより記入することもできます。
  • 下記に、令和5年度採用候補者用と令和4年度採用候補者用の「進学届」を掲載しています。該当する年度の「進学届」に記入のうえ、本機構へ提出してください。

【令和5年度採用候補者用】

【令和4年度採用候補者用】

提出書類

  • (1)進学届
    採用候補者本人が記入・入力してください。手書きの場合は黒か紺の油性ボールペンで記入してください。
  • (2)入学許可書
    留学生として新規に入学したことを確認します。留学先の国によっては、入学許可書(合格通知)の代わりにビザ証明書の提出が認められます。【例】アメリカ:I-20、イギリス:CAS Statement、オーストラリア:Confirmation of Enrolment(CoE)、韓国:Certificate of Admission(標準入学許可書)
  • (3)在籍証明書
    正規課程への入学年月、学部・学科名、取得学位、卒業予定年月を確認します。在籍校から正規課程入学日以降に発行された、学校のレターヘッドのある公式な在籍証明書が必要となります。マイページからの取得は不可です。
  • (4)履修証明書
    語学コースではなく、正規課程の授業を履修していることを確認します。在籍校から発行されたものだけでなく、マイページから取得した履修科目一覧や時間割の提出も可です。ただし、学校名と氏名が確認できるよう、ログインページ等も適宜添付してください。なお、全員に共通するカリキュラムは、原則、履修証明書として受け付けることができないため、ご自身の授業スケジュールを提出してください。
  • (5)アカデミックカレンダー
  • 上記の(1)~(5)は、全員が提出必須の書類です。該当者はこれらに加えて、「進学先変更届」、「貸与内容変更願」、「入学時特別増額貸与奨学金に係る申告書」等を適宜提出してください。

提出期限

海外大学・大学院への入学日から3か月以内(機構必着)
例)2023年9月20日入学の場合は、2023年12月20日が提出期限

提出方法

(1)インターネットにより提出する場合

  • 下記の「進学届提出用フォーム」にアクセスして必要事項を入力し、提出書類(上記「提出書類」を電子データ化したファイル)を添付のうえ、送信してください。
  • 添付ファイル名はそれぞれ「登録番号+進学届+提出回」、「登録番号+入学許可書+提出回」、「登録番号+在籍証明書+提出回」「登録番号+履修証明書+提出回」としてください。(登録番号は、国内連絡者宛てに郵送した「進学届」に印字されています。提出回は初回提出の際は「1」、再提出の際は「2」、再々提出の際は「3」としてください。)
    例)登録番号「2023KG0000」の人が、在籍証明書を初回提出する場合のファイル名:2023KG0000在籍証明書1
  • 書類をスキャンする場合は、文字が見切れないよう、書類全体を鮮明に読み取るように注意してください。
  • 「進学届」をインターネットにより提出した場合、別途原本の郵送は不要です。

(2)郵送により提出する場合

下記提出先に簡易書留等、配達記録の残る方法で郵送してください。
〒104-8173 東京都中央区銀座6-18-2
日本学生支援機構 貸与・給付部 特別採用課 海外貸与係
TEL:03-6743-6040(平日8時30分~18時15分)

4.奨学生採用候補者証明書の発行依頼

発行依頼方法について

奨学生採用候補者であることの証明書(定型、和文又は英文)の発行依頼を受け付けています。「奨学生採用候補者証明書」の発行を希望する場合は、下記の3点を本機構まで送付してください。 証明書の発行には1~2週間を要しますので、余裕をもって依頼するようにしてください。

提出書類

記載内容

「奨学生採用候補者証明書」には、氏名・生年月日・進学先課程・貸与月額(円)・入学時特別増額(円)(増額貸与対象者のみ)等が記載され、奨学金事業担当部署の長名(署名有り)で発行されます。なお、貸与期間については、「学位取得のための標準修業年限」と表記されます。

奨学生採用候補者証明書発行願の提出先

独立行政法人 日本学生支援機構 貸与・給付部 特別採用課 海外貸与係
〒104-8173 東京都中央区銀座6-18-2

5.(参考)奨学金貸与証明書の発行依頼

奨学生として採用された後は、奨学金の貸与を受けていることの証明書(定型、和文又は英文)の発行依頼を受け付けています。
「奨学金貸与証明書」の発行を希望する場合は、下記のページで発行依頼方法等を確認してください。
※上記の「4.奨学生採用候補者証明書」とは、手続き(発行依頼先)や、発行までの所要日数等が異なりますので、ご留意ください。